Organização e correto manejo de arquivos: dois passos essenciais para o gerenciamento e a preservação da história educacional. Foi pensando nisso que a Secretaria de Estado de Cultura e Turismo de Minas Gerais (Secult/MG), por meio do Arquivo Público Mineiro (APM), em parceria com a Secretaria de Estado de Educação de Minas Gerais (SEE/MG), tem desenvolvido o projeto “Gestão de Documentos”, que visa ao aprimoramento dos processos documentais das Superintendências Regionais de Ensino (SREs).
Nesta semana, o projeto começou a ser implantado nas SREs de São Sebastião do Paraíso e Passos, ainda de forma piloto. A previsão é atender todas as 47 SREs até o fim deste ano.
Com foco na importância da Memória Institucional, estão sendo implementados o Programa de Gestão de Documentos para as Escolas e um grupo de trabalho para debater estratégias para o Repositório Arquivístico Digital Confiável, ambos com o apoio do APM. O Diretor do Arquivo Público Mineiro, Bruno Balista, afirma que esse projeto visa oferecer uma capacitação sobre a classificação e a conservação de documentos. “É algo muito útil e que vem trazer melhorias na gestão documental do Estado”, pontua Bruno.
Desenvolvido em etapas, o projeto tem o apoio de várias frentes para a realização de estudos e avaliações com vistas à implementação de uma Política de Arquivos na SEE/MG, bem como a elaboração de cartilha com os prazos de guarda dos documentos e execução de uma Auditoria Arquivística. Esse conjunto de ações pretende otimizar a gestão de documentos da Educação do Estado, trazendo celeridade nos processos de pesquisa, transparência na administração pública e clareza de informações.
O Coordenador de Arquivo e Gestão de Documentos da SEE/MG, Mozart Junior, ressalta que essa agenda tem o objetivo de alinhar a organização de arquivos junto às escolas estaduais. “Estamos visitando as escolas para propor e apresentar o Projeto, para que as escolas façam o inventário dos arquivos, conforme previsto na Resolução n°4782/2022, que estabelece que todo diretor escolar deve fazer o inventário dos arquivos”, declara.
Históricos escolares, livros de ponto, documentos de prestações de contas e atas de colegiado são alguns dos documentos que serão reorganizados. Os objetivos principais são a mensuração de um diagnóstico dos arquivos nas escolas estaduais e da gestão de riscos para essas instituições e a conservação e o arquivamento dos documentos escolares, assim como o resgate e a salvaguarda de arquivos das escolas estaduais inativas.
Implantação das ações nas SREs
O projeto já está na etapa de implantação das ações com a ponta, em que representantes da SEE/MG e do APM realizam visitas técnicas às Superintendências Regionais de Ensino e às escolas estaduais.
O lançamento dessa etapa aconteceu no último dia 14, na SRE de São Sebastião do Paraíso, e, na manhã do dia 16, na SRE de Passos. Os eventos reuniram lideranças locais, diretores e gestores das escolas estaduais e municipais e representantes das secretarias de educação dos municípios que fazem parte da circunscrição dessas regionais. A previsão é que todas as SREs sejam contempladas pelo projeto até o final de 2023.
Texto: com Ascom/SEE
Fotos: Divulgação – SEE/MG